Quando enviar uma Notificação Extrajudicial?

Em algum momento, toda empresa, independentemente do porte ou do setor de atuação, se depara com a necessidade de formalizar uma comunicação mais incisiva, seja para cobrar uma obrigação descumprida, registrar uma discordância ou simplesmente preservar seus direitos.

Nesses contextos, a notificação extrajudicial surge como um instrumento jurídico estratégico, amplamente utilizado no meio empresarial.

Mas afinal, quando ela deve ser enviada?

Aqui neste artigo, como especialistas em direito empresarial, vamos explicar quando enviar uma notificação extrajudicial.

Confira em quais situações a notificação extrajudicial é recomendada:

1. Cobrança de dívidas ou inadimplemento contratual.

2. Rescisão ou distrato contratual.

3. Questões societárias: Notificação entre sócios.

4. Propriedade Intelectual: Cessação de Uso Indevido de Marca.

5. Advertência Formal antes de Medidas Judiciais.

Em todos esses casos, a notificação extrajudicial é uma ferramenta eficiente para demonstrar a boa-fé da empresa, tentar uma solução consensual e, quando necessário, preparar o caminho para uma ação judicial mais robusta.

Vamos começar?

1. Cobrança de dívidas ou inadimplemento contratual.

No caso da cobrança de dívidas ou do inadimplemento contratual, a notificação extrajudicial serve para constituir o devedor em mora e documentar, de forma inequívoca, que houve uma tentativa formal de resolução amigável antes da judicialização do conflito.

Isso é fundamental tanto para demonstrar boa-fé quanto para robustecer eventuais ações judiciais futuras.

Quando a Notificação Extrajudicial deve ser enviada?

● Atraso ou falta de pagamento: Em contratos de fornecimento, prestação de serviços ou locações comerciais;

● Inexecução parcial de obrigações: Como entrega incompleta de produtos, falhas em serviços contratados ou descumprimento de cláusulas contratuais específicas;

● Inércia do devedor diante de cobranças informais: Como e-mails ou mensagens que não obtiveram resposta;

● Necessidade de constituição em mora: Para habilitação em protesto de título ou inclusão do devedor em cadastros de inadimplentes;

● Preparo documental: Antes de ajuizamento de ação de cobrança, execução ou rescisão contratual;

● Advertência prévia: Em contratos que exijam notificação antes da resolução contratual por inadimplemento.

É importante observar que, em muitos contratos, o envio de notificação é condição contratual expressa para o exercício de determinados direitos, como a rescisão unilateral.

O que deve conter na Notificação Extrajudicial?

A elaboração da notificação deve ser cuidadosa, clara e tecnicamente embasada.

Ela precisa conter:

● Identificação correta das partes: Empresa credora e devedora;

● Referência ao contrato ou à obrigação violada: Com descrição objetiva dos fatos;

● Especificação do inadimplemento: Valores devidos, datas, cláusulas descumpridas;

● Exigência formal do cumprimento da obrigação: Com prazo determinado para regularização;

● Advertência quanto às consequências jurídicas do não atendimento: Como protesto, negativação e eventual ação judicial;

● Solicitação de resposta por escrito;

● Assinatura de representante legal ou advogado: Preferencialmente em papel timbrado ou com firma reconhecida, a depender do meio de envio.

Além disso, o meio de envio da notificação deve ser escolhido com cautela.

Os mais utilizados são cartas com aviso de recebimento (AR) e envio via cartório de títulos e documentos.

Ambos conferem segurança jurídica e validade como prova documental.

Embora muitos empresários consideram redigir notificações por conta própria, é preciso compreender que esse documento produz efeitos jurídicos concretos.

Um erro de forma, omissão de dados relevantes ou até mesmo um tom inadequado pode fragilizar a posição da empresa, gerar prejuízos ou inviabilizar medidas futuras.

Por isso, o mais recomendado é contar com o auxílio de um especialista em direito empresarial.

2. Rescisão ou Distrato Contratual.

Na dinâmica das relações comerciais, é comum que contratos celebrados com boas perspectivas, por diversos motivos, tornem-se inviáveis, desvantajosos ou simplesmente cheguem ao fim de forma antecipada.

Nesses casos, o empresário se depara com a necessidade de rescindir ou distratar um contrato, e o caminho mais seguro para iniciar esse procedimento é, quase sempre, por meio da notificação extrajudicial.

Quando a Notificação Extrajudicial deve ser enviada?

Existem diversos contextos em que a rescisão ou o distrato contratual exigem, ou ao menos recomendam, o envio de uma notificação extrajudicial.

Dentre os mais recorrentes no ambiente empresarial, destacam-se:

● Descumprimento contratual pela outra parte, seja por inadimplemento financeiro, falha na prestação do serviço ou fornecimento de produtos em desconformidade com o pactuado;

● Situações em que o contrato prevê cláusula resolutiva, condicionando a rescisão à comunicação prévia mediante notificação;

● Término antecipado por conveniência ou estratégia comercial, especialmente em contratos por prazo indeterminado ou de longa duração;

● Ruptura unilateral amparada por cláusula contratual específica;

● Constituição da outra parte em mora, antes da rescisão motivada;

● Registro da intenção de distrato consensual, quando uma das partes deseja formalizar a negociação da extinção contratual em comum acordo.

O envio da notificação nesses casos confere segurança jurídica, permite o cumprimento de eventuais prazos legais ou contratuais e evita alegações futuras de surpresa, má-fé ou descumprimento de deveres de comunicação.

O que deve conter na Notificação Extrajudicial de Rescisão ou Distrato Contratual

Uma notificação extrajudicial com objetivo de rescindir ou distratar um contrato deve conter:

● Identificação clara das partes contratantes e referência ao contrato em questão: Título, data, objeto;

● Fundamentação da rescisão ou distrato: Motivo, cláusula contratual, dispositivos legais aplicáveis;

● Descrição do histórico do relacionamento contratual e dos eventos que motivaram a decisão de rescisão: Se for o caso;

● Fixação de prazo para resposta ou regularização: Quando cabível;

● Especificação das medidas que serão adotadas: Desocupação de imóvel, encerramento de prestação de serviços, restituição de valores, aplicação de penalidades contratuais, entre outros;

● Solicitação de manifestação expressa da outra parte: Com prazo adequado;

● Assinatura do representante legal ou advogado da empresa notificante: Com dados de contato e identificação profissional.

Cuidados essenciais ao elaborar a Notificação Extrajudicial

● Análise prévia do contrato vigente: antes de redigir a notificação, é fundamental revisar as cláusulas relacionadas à rescisão, prazos mínimos, multas e obrigações pós-contratuais.

● Verificação de cláusulas de notificação obrigatória: alguns contratos preveem que a notificação de rescisão deve ocorrer com antecedência mínima específica ou em forma determinada.

● Atenção à forma e ao meio de envio: para garantir a validade e eficácia da notificação, ela deve ser enviada por meio que comprove o recebimento — preferencialmente via cartório de títulos e documentos ou carta registrada com aviso de recebimento.

● Preservação da boa-fé e do dever de lealdade contratual: ainda que haja rompimento contratual, as partes devem agir com transparência e respeito mútuo, conforme previsto no Código Civil.

3. Questões societárias: Notificação entre sócios.

No ambiente societário, a convivência entre sócios, embora muitas vezes iniciada com base em confiança mútua e objetivos comuns, está sujeita a desacordos, conflitos de interesses e interpretações divergentes sobre a gestão da empresa.

Nessas situações, a notificação extrajudicial representa uma ferramenta fundamental para preservar direitos, formalizar posições e iniciar soluções de forma preventiva, antes da adoção de medidas mais gravosas, como a exclusão de sócio ou dissolução parcial da sociedade.

Quando a Notificação Extrajudicial deve ser enviada?

Abaixo, listo as principais situações em que o empresário deve considerar seu uso:

● Cobrança de Obrigações Não Cumpridas por Sócios: Quando um dos sócios deixa de cumprir obrigações assumidas no contrato social, como integralização de capital, aporte de recursos ou execução de tarefas administrativas, é recomendável notificá-lo formalmente para regularização da pendência;

● Comunicação de Irregularidades na Gestão ou Administração: Caso um sócio administrador esteja adotando práticas irregulares, prejudicando a empresa ou violando cláusulas do contrato social, a notificação permite dar ciência dos fatos, exigir a correção e resguardar o direito de futura responsabilização;

● Formalização de Discordância em Deliberações Societárias: Sócios minoritários que desejam registrar sua discordância sobre determinadas decisões tomadas em assembleia ou reunião de sócios podem utilizar a notificação como meio de preservar seus direitos e eventual questionamento judicial;

● Convocação de Reunião ou Assembleia de Sócios: Quando a administração se recusa ou omite a convocação formal de reuniões societárias, qualquer sócio que represente percentual mínimo previsto em lei ou no contrato pode, por meio de notificação extrajudicial, requerer a convocação formal;

● Comunicação de Intenção de Retirada ou Recesso: Sócios que desejam se retirar da sociedade ou exercer o direito de recesso devem formalizar essa intenção via notificação, respeitando os prazos e exigências legais para a apuração de haveres;

● Pedido de Exclusão de Sócio por Justa Causa: A exclusão de sócio por justa causa, quando há prática de falta grave, exige notificação prévia para ciência dos fatos imputados e oportunidade de defesa. Essa etapa é fundamental para a validade do processo de exclusão;

● Advertência para Solução Amigável de Conflitos Internos: Antes de judicializar disputas societárias, é recomendável enviar notificação extrajudicial buscando solução consensual, demonstrando boa-fé e tentativa de composição.

O que deve conter na Notificação Extrajudicial entre sócios?

A notificação societária deve ser precisa, objetiva e juridicamente fundamentada.

De modo geral, deve conter:

● Identificação das partes e da sociedade envolvida;

● Breve descrição da estrutura societária e das funções de cada sócio;

● Exposição dos fatos que motivam a notificação: Acompanhada, se possível, de documentos comprobatórios;

● Fundamentação contratual e legal do pedido ou exigência;

● Prazo razoável para resposta ou adoção de providências;

● Advertência sobre eventuais medidas futuras: Caso não haja solução voluntária;

● Solicitação de manifestação formal da parte notificada;

● Assinatura do notificante ou de seu advogado: Com identificação profissional completa.

Atenção

O uso da notificação extrajudicial em questões societárias envolve, muitas vezes, interpretações delicadas do contrato social, da legislação aplicável e do comportamento dos sócios.

A condução inadequada dessa comunicação pode gerar responsabilizações indevidas, conflitos mais intensos ou até nulidade de atos posteriores.

Por isso, o mais recomendado é buscar o apoio de um especialista em direito empresarial para analisar o seu caso de forma assertiva e garantir todos os seus direitos.

4. Propriedade Intelectual: Cessação de uso indevido da marca.

No ambiente empresarial, a marca representa muito mais do que um nome ou um logotipo.

Trata-se de um ativo estratégico, que reflete a reputação, o posicionamento e a credibilidade da empresa perante o mercado.

Justamente por isso, o uso indevido da marca por terceiros configura não apenas um desrespeito à propriedade intelectual, mas também uma ameaça direta à integridade comercial do negócio.

Nessas situações, a notificação extrajudicial é o meio legal mais adequado para exigir a cessação imediata da violação e preservar os direitos da empresa titular da marca.

Quando a Notificação Extrajudicial deve ser enviada?

É recomendável enviar uma notificação extrajudicial tão logo se identifique o uso indevido ou não autorizado de marca, nome empresarial, logotipo ou elementos distintivos registrados junto ao Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI).

As hipóteses mais comuns que justificam o envio incluem:

● Uso comercial da marca por terceiros sem autorização: Em sites, redes sociais, embalagens, publicidade ou material promocional;

● Registro indevido de nome de domínio com marca alheia (cybersquatting);

● Imitação ou reprodução da marca de forma que possa causar confusão ao consumidor (concorrência desleal);

● Associação indevida da marca a produtos ou serviços concorrentes;

● Continuação do uso da marca após o fim de contrato de licenciamento ou parceria comercial;

● Distribuição de produtos falsificados ou adulterados com uso da marca registrada.

O que deve conter na Notificação Extrajudicial em caso de violação de marca

Uma notificação extrajudicial voltada à cessação do uso indevido de marca deve ser cuidadosamente elaborada, com base técnica e jurídica.

Ela deve conter:

● Identificação completa da empresa notificante: Com a comprovação da titularidade da marca (cópia do certificado de registro no INPI);

● Descrição objetiva e detalhada da conduta infratora: Com local, data e forma de uso indevido;

● Fundamentação jurídica: Com base na Lei da Propriedade Industrial (Lei nº 9.279/96), artigos 129 a 132, que garantem ao titular da marca o direito exclusivo de uso;

● Exigência formal de cessação imediata do uso indevido: Com prazo determinado;

● Advertência quanto às consequências legais em caso de descumprimento: Como medida judicial de abstenção, busca e apreensão de produtos, indenização por perdas e danos, além de eventuais medidas penais;

● Pedido de resposta formal: Por escrito;

● Assinatura de advogado: Com identificação profissional completa.

O envio deve ser feito por meio que assegure a comprovação do recebimento — preferencialmente via cartório de títulos e documentos ou carta registrada com aviso de recebimento (AR).

5 Cuidados Fundamentais

● Comprovar a titularidade da marca: É imprescindível que o notificante possua registro válido da marca junto ao INPI, ainda que o uso anterior também gere direitos;

● Evitar acusações sem provas: Toda alegação deve ser acompanhada de evidências claras e documentadas;

● Redigir em tom técnico e equilibrado: O objetivo da notificação é cessar o uso indevido, não gerar litígio desnecessário;

● Evitar concessão de prazos excessivos: O prazo deve ser razoável e proporcional à gravidade da infração;

● Registrar todos os documentos de envio e resposta: Para uso em eventual processo judicial ou denúncia administrativa.

5. Advertência formal antes de medidas judiciais.

Na rotina empresarial, nem sempre é possível evitar conflitos.

Relações comerciais podem se deteriorar, contratos podem ser descumpridos e obrigações assumidas podem deixar de ser cumpridas.

Nessas situações, antes de acionar o Poder Judiciário, é recomendável, e em muitos casos necessário, utilizar um instrumento jurídico que representa uma última tentativa de resolução amigável: a notificação extrajudicial.

Quando a Notificação Extrajudicial deve ser enviada?

O envio de uma notificação extrajudicial como etapa prévia à adoção de medidas judiciais é adequado em uma série de situações no meio empresarial.

Destacam-se as seguintes hipóteses:

● Antes de propor ação de cobrança ou execução de dívida;

● Antes de requerer a rescisão de contrato por inadimplemento;

● Antes de ingressar com ação de obrigação de fazer ou não fazer;

● Antes de mover ação indenizatória por descumprimento contratual;

● Antes de ação de exclusão de sócio ou dissolução parcial da sociedade;

● Antes de medidas judiciais relacionadas à violação de propriedade intelectual;

● Antes de ações possessórias ou reivindicatórias, no caso de bens móveis ou imóveis;

● Sempre que a legislação ou o contrato exigir prévia notificação formal;

● Quando se deseja comprovar a tentativa de composição amigável e evitar alegações de litigância de má-fé ou falta de interesse processual.

A notificação, nesse contexto, funciona como último aviso formal, atribuindo clareza à situação e oferecendo à outra parte a possibilidade de regularização, sob pena de sofrer as consequências legais.

O que deve conter na Notificação Extrajudicial com caráter de advertência?

Para que produza seus efeitos de forma eficaz, a notificação extrajudicial deve ser cuidadosamente estruturada.

Deve conter:

● Identificação das partes: Notificante e notificado;

● Referência ao vínculo jurídico existente: Contrato, relação comercial, obrigação legal;

● Descrição objetiva da situação que motivou a notificação: Com indicação das obrigações descumpridas ou condutas irregulares;

● Fundamentação contratual e/ou legal da exigência apresentada;

● Exigência clara de providência: Ex: pagamento, desocupação, cessação de conduta, cumprimento de cláusula);

● Fixação de prazo razoável para cumprimento ou manifestação;

● Advertência expressa de que, em caso de inércia ou recusa, serão adotadas as medidas judiciais cabíveis;

● Assinatura de representante legal ou advogado: Preferencialmente com firma reconhecida, quando necessário.

4 Cuidados essenciais

● Análise minuciosa do contrato ou da relação jurídica em questão: é necessário entender se há cláusulas específicas sobre notificação prévia, prazos ou condições para rescisão ou judicialização;

● Avaliação da melhor estratégia jurídica: cada situação exige uma abordagem distinta, com ênfase na prevenção de riscos e na proteção dos direitos da empresa;

● Escolha do momento oportuno: enviar a notificação muito cedo ou tarde demais pode prejudicar a sua eficácia;

● Documentação da tentativa de resolução: a notificação deve fazer parte de um conjunto de medidas que demonstrem a boa-fé da empresa, o que é valorizado pelo Judiciário em eventual ação futura.

Conclusão

A notificação extrajudicial é uma ferramenta jurídica de alta relevância nas relações empresariais.

Trata-se de um instrumento formal, eficaz e muitas vezes indispensável para resguardar direitos, cobrar obrigações, formalizar posicionamentos e preparar o caminho para medidas futuras, inclusive judiciais.

Como vimos, existem diversas situações em que seu uso é recomendado:

● Cobrança de dívidas ou inadimplemento contratual.

● Rescisão ou distrato contratual.

● Questões societárias: Notificação entre sócios.

● Propriedade Intelectual: Cessação de Uso Indevido de Marca.

● Advertência Formal antes de Medidas Judiciais.

Em todos esses casos, a notificação serve não apenas como meio de comunicação legalmente válida, mas também como estratégia preventiva que pode evitar litígios prolongados, reduzir prejuízos e promover soluções extrajudiciais.

No entanto, a eficácia da notificação extrajudicial depende diretamente da sua correta elaboração, da escolha do momento oportuno e da observância das exigências contratuais e legais.

Por isso, o ideal é contar com o auxílio de um especialista em direito empresarial para analisar o caso de forma assertiva e resguardar todos os direitos.

Por enquanto, fico por aqui.

Se a sua empresa enfrentar uma situação que possa demandar um posicionamento formal ou uma resposta legalmente válida, estamos aqui para ajudar.

A notificação extrajudicial, quando bem utilizada, é uma poderosa aliada da gestão empresarial responsável e juridicamente sólida.

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7 Erros comuns em contratos comerciais.

Quando um contrato pode ser revisto?

Até o próximo post.